PROPUESTAS DE MEJORA APLICANDO LAS 5S

La Metodología 5 S es un método de gestión de procesos que busca mejorar la eficiencia, la seguridad, la calidad y la productividad. Esta metodología empezó a utilizarse por Toyota en el año 1960, aunque existen autores que comentan que esta empresa no implementa ni contemplaba la quinta S Shitsuke, siendo introducida con el pasar el tiempo (Ruiz, 2021). Asimismo, Rey (2005) citado por Socola et al., se sustenta que: "Es una metodología que apareció en los años 60 sus iniciales representan su origen Japonés, la misma que se ejecuta por medio del cumplimiento de 5 pasos." (2020, p. 43). Por otro lado, Shingo (1990) citado por Socola et al. define esta metodología como: "Una herramienta de uso simple que conlleva a tener mejoras continuas en el área de trabajo.

Dentro de este contexto, es importante conocer que “La metodología de las 5 S” toma este nombre debido a que se fundamenta en cinco principios cuya inicial es la letra S como veremos a continuación:

Seiri (Clasificación)

Para este punto proponemos una gestión de las herramientas que se utilizan los empleados, en esta empresa sabemos que la falta de comunicación está siendo afectada, tal vez el uso de notas o tareas asignadas están siendo olvidadas o traspapeladas. Esto se puede solucionar con software o páginas como por ejemplo la herramienta “Slack”, útil para tener una comunicación más efectiva y dejar el Whatsapp u otros métodos no tan eficientes. Otra herramienta de apoyo es la plataforma “Hubspot” para el seguimiento de las asignaturas, pues al no contar con una óptima atención al cliente, la herramienta facilita el historial y la información del cliente. Por otro lado, se recomienda analizar alrededor del área de trabajo para identificar las cosas no está siendo útiles y en caso alguna tenga más de 3 meses y no se haya utilizado, lo mejor es desecharla a no ser que se proyecte su uso para meses posteriores.

Aplicando Seiri en las áreas claves de UTP Solutions:

• Gestión de proyectos: Se debe realizar una revisión exhaustiva de la documentación y recursos utilizados para depurar las innecesarias, identificando y archivando los documentos obsoletos o códigos redundantes.

• Colaboración interna: Identificar y eliminar las herramientas de colaboración duplicadas u obsoletas para mantener solo los sistemas de comunicación necesarios.

• Gestión del talento: Revisar los procesos de reclutamiento y selección para evitar que se contrate a personas que no se ajusten a los perfiles necesarios.

• Atención al cliente: Implementación de un sistema de seguimiento de requerimientos de los clientes para priorizarlas según su importancia.

Seiton (Organización)

Para la organización, se recomienda tener un mejor orden, tanto presencial como de forma digital, para esto se puede archivar los documentos, quejas, entre otros papeles importantes en el estante. Para el caso de la organización virtual, recomendamos el uso de OneDrive, pues sabemos que tanto para computadoras con Windows o Linux esta aplicación de Microsoft quedaría muy bien, pero con además, debe tenerse una buena organización con la distribución de carpetas y/o documentos, considerar palabras cables o plantear plantillas para la enumeración de estas mismas. Retomando el punto anterior en caso que una herramienta no sea utilizada por más de 3 meses en este paso podemos buscar un lugar donde guardarlo.

Aplicando Seiton en las áreas claves de UTP Solutions:

• Gestión de proyectos: Establecimiento de un flujo de trabajo más ordenado con el uso de metodologías ágiles que apoyen la gestión.

• Colaboración interna: Organizar los recursos de colaboración para hacerlos más accesibles para todos los empleados.

• Gestión del talento: Organizar los perfiles y currículos de los candidatos para facilitar la comparación y evaluación de los mismos.

• Atención al cliente: Implementar un sistema de seguimiento de requerimientos de los clientes para priorizarlas por nivel de importancia.

Seiso (Limpieza)

Para este punto, se recomienda tener un personal de limpieza u organizar la limpieza entre los empleados, con una remuneración extra. Por otro lado, el mantenimiento de las computadoras es fundamental tanto en hardware como en software, aquí se debe dar limpieza mínimo cada 6 meses a las computadoras con el objetivo de evitar fallas en los equipos, para esto se llevará a los técnicos para que puedan dar el mantenimiento respectivo (quitar el polvo, cambiar pastas térmicas, etc), en el punto del software se debe tener un escritorio limpio sin carpetas o documentos que no necesitamos.

Aplicando Seiso en las áreas claves de UTP Solutions:

• Gestión de proyectos: Mantener un ambiente de trabajo limpio y ordenado para evitar distracciones y mejorar la concentración asignando responsabilidades para mantener limpias las áreas comunes y los espacios de trabajo individuales.

• Colaboración interna: Fomentar la limpieza digital regular y asegurar de que los recursos compartidos estén actualizados.

• Gestión del talento: Mejorar el proceso de retención de personal mediante la identificación y solución de problemas que puedan afectar al desarrollo de los mismos.

• Atención al cliente: Organizar un flujo de trabajo específico para la atención al cliente, asegurando la asignación de cada solicitud al personal correspondiente.

Seiketsu (Estandarización)

Para la estandarización se puede realizar una documentación de procesos, agenda de verificación o planificación. Aquí lo que se requiere es que las primeras 3S no sean algo temporal ya que se tiene que volver una cultura en los colaboradores y en la empresa, pues con ellos se mejora los procesos y se tendrá un mejor sostenimiento de las diferentes gestiones en la empresa.

Aplicando Seiketsu en las áreas claves de UTP Solutions:

• Gestión de proyectos: Establecer prácticas estandarizadas, definición de roles y responsabilidades y asegurar que se sigan los mismos procesos en todos los proyectos.

• Colaboración interna: Establecer normas claras para una comunicación respetuosa.

• Gestión del talento: Capacitar a los empleados con el fin de incentivar el desarrollo profesional de cada uno, así como la adquisición de nuevas habilidades.

• Atención al cliente: Establecer estándares de calidad asegurando que todo el personal esté debidamente capacitado para el desarrollo de sus tareas.

Shitsuke (Seguir mejorando - Disciplina)

Este punto es uno de los más importante ya que nos permite mirar atrás y ver qué cosas podemos cambiar o acortar para seguir creciendo, es por ello que se recomienda hacer reuniones con las cabezas de las áreas y previo a ello escuchar a los colaboradores que cosas creen ellos que pueden hacer el trabajo más práctico.

Aplicando Shitsuke en las áreas claves de UTP Solutions:

• Gestión de proyectos: Fomentar el cumplimiento de los procesos establecidos y realizar revisiones periódicas para asegurar que se sigan las correctas prácticas.

• Colaboración interna: Motivar a los empleados para que participen activamente en las plataformas de gestión de proyectos y sistemas de comunicación.

• Gestión del talento: Fomentar una cultura de aprendizaje y desarrollo continuo dentro de la empresa.

• Atención al cliente: Capacitar a todos los empleados en la importancia de la satisfacción del cliente para que se esfuercen por brindar un servicio de excelencia.

Referencias Bibliográficas

Ruiz, M. (07 de febrero del 2021). Metodología 5S, Qué es y para qué sirve.

            https://milagrosruizbarroeta.com/metodologia-5s-que-es/

Socola, A., Medina, A. & Olaya, L. (01 de septiembre del 2020). Las 5S, herramienta innovadora para

            mejorar la productividad. Revista Metropolitana de Ciencias Aplicadas, 3(3), 41-46.

            https://remca.umet.edu.ec/index.php/REMCA/article/view/307